Gezond en veilig werken
De arbocatalogus van de GGZ

Kantooromgeving

De omgeving waarin je werkt beïnvloedt je werkbeleving. Het is dus belangrijk dat die omgeving optimaal is ingedeeld en ingeregeld. In dit onderdeel vind je informatie over verlichting, geluid, klimaat en werkruimte.

Krijg grip op de omgeving

Niet iedereen ervaart de werkomgeving op dezelfde manier. Het beoordelen en aanpassen van werkplekken vraagt daarom om afstemming met je collega’s en om betrokkenheid van facilitaire zaken.

De vragen hieronder helpen je om hier grip op te krijgen. Download het infoblad hiernaast voor verdiepende informatie.

Heb ik genoeg ruimte om mijn werk te doen?

Uitgangspunt is dat je voldoende ruimte hebt om je werk goed te doen. Je taken bepalen de benodigde ruimte.

Werken jullie met flexplekken of werk je ambulant en op verschillende locaties, dan is het plezierig als er duidelijke afspraken zijn over wie waar kan zitten en wanneer.

Heb ik voldoende verlichting op mijn werkplek?

Let daarbij op de volgende punten:

  • Voldoende licht op je werkblad om je taken uit te voeren. Je kunt daarbij uitgaan van je eigen waarneming. Het werkblad bijlichten met een losse lamp kan een heel praktische en snelle oplossing zijn.
  • Voldoende verlichting in de omgeving. Dat voorkomt vermoeidheid aan de ogen. Bijlichten van wanden en plafonds kan een contrastverschil opheffen.
  • Geen hinderlijke schitteringen of reflecties op je beeldscherm. Kijk of je je beeldscherm of je bureau kunt verplaatsen ten opzichte van de lichtbron, of vraag om een aanpassing van de verlichting.

Word ik niet gestoord in mijn werk door geluid?

Het kan zijn dat je last hebt van pratende of telefonerende collega’s of van een apparaat. Of misschien veroorzaak jij zelf overlast. Oplossingen liggen in eerste instantie in afspraken maken met elkaar. Bespreek daarom geluidsoverlast. Misschien zijn er ook wel andere oplossingen mogelijk of nodig.

Is het klimaat in mijn werkruimte plezierig?

Iedereen weet voor zichzelf wat een behaaglijk werkklimaat is. Bedenk wel dat jouw aanleg en lichaam bepalen hoe hoog de interne thermostaat staat. Die kan bij collega’s anders zijn ingesteld. Ook hier is dus afstemming met collega’s belangrijk.

Verder is je kleedgedrag van invloed op hoe je de behaaglijkheid ervaart. De behaaglijkheid kun je dus – deels – zelf beïnvloeden. Ben je een koukleum, dan neem je een vest mee. Heb je het snel warm, dan zorg je dat je iets kunt uittrekken.

Factoren die jij niet zelf in de hand hebt zijn het gebouw en de klimaatbeheersing. Denk aan ventilatie, temperatuurinstelling en warmte- of koudestraling van bouwonderdelen (ramen, leidingen). Bespreek klachten in het team en meld ze zo nodig bij facilitaire zaken.

Realiseer een optimale indeling

Het is belangrijk dat de werkomgeving optimaal is ingedeeld en ingeregeld. Optimaal inregelen wil zeggen dat er genoeg ruimte is om de taken te vervullen, voldoende verlichting, geen onnodige hinder door geluid en een prettig klimaat in de werkruimtes. Hieronder vind je tips om dit te realiseren. Hoe je gezond beeldschermwerk verricht vind je hier.

Maak afspraken over de inrichting van jullie werkplek

Een goede inrichting vraagt altijd om afstemming met je collega’s. Niet iedereen ervaart de omgeving hetzelfde. Daarnaast is betrokkenheid van facilitaire zaken nodig.

Verdeel het werkoppervlak naar de taken

Uitgangspunt is dat er voldoende ruimte is om het werk goed te doen. De functies die overleg vereisen hebben uiteraard een overlegmogelijkheid nodig. In functies waarvoor af en toe een administratieve taak verricht moet worden, kan wellicht een aanland- of flexplek voldoen.

Maak afspraken over aanland- en flexplekken

Wie mag waar zitten en wannee?. Niks zo vervelend als op kantoor komen en geen plek kunnen vinden. Kijk of je met je team afspraken kunt maken over de bezetting gedurende de werkweek of de werkdag.  Ook flexplekken moeten voldoen aan de ergonomische eisen.

 Verlicht je werkplek goed

Er moet uiteraard voldoende verlichting zijn op de werkplek. Dit is in eerste instantie een taak van facilitaire zaken. Overlast van lichtschitteringen kun je soms zelf oplossen door bureaus, beeldschermen of lampen anders te plaatsen.

Bespreek geluidshinder met elkaar

Er zijn tal van oorzaken waardoor er binnen het team sprake kan zijn van geluidshinder, bijvoorbeeld apparaten of pratende of telefonerende collega’s. Kijk welke oplossingen jullie zelf kunnen realiseren. Denk aan afspraken maken met elkaar of een andere inrichting van de ruimte. Maar misschien zijn er ook wel andere oplossingen mogelijk door bouwkundige aanpassingen. Neem contact op met facilitaire zaken en bespreek wat de mogelijkheden zijn.

Onderzoek en meld klimaatklachten

Kijk wat de aard is van klachten over het klimaat: wie heeft er last, welke dagen van de week, wat voor soort klachten zijn het? Misschien kunnen jullie zelf iets oplossen door het kleedgedrag aan te passen of door te ruilen van werkplek. Zo niet, schakel dan facilitaire zaken in.

Los knelpunten op

Als zich knelpunten voordoen in de werkbeleving en werkprestaties is het zaak die op te lossen. We lopen hier de volgende punten langs.

Werkoppervlak

Bij het bepalen van het benodigde werkoppervlak is het uitgangspunt dat er voldoende ruimte is om het werk goed te doen. Bij meer dan twee uur beeldschermwerk moet een werkplek voldoen aan richtlijnen.

Bij een wisselende kantoorbezetting is de uitdaging om de ruimte goed te benutten. Dit vraagt om heldere afspraken over de bezetting van ruimtes en een ontwerp waarbij werkgebieden, overlegruimtes en ‘aanland-werkplekken’ goed zijn gekozen.

Hinderlijk geluid

Hinderlijk geluid leidt tot concentratieverlies en irritatie. De hoogte van het achtergrondgeluid en storende elementen bepalen of er sprake is van hinder. Oplossingen liggen in de sfeer van een goede inrichting van de werkruimte, afspraken tussen collega’s over praat- en telefoongedrag en bouwkundige aanpassingen.

Klimaat

De behaaglijkheid van het klimaat wordt bepaald door meerdere factoren. De factor mens is er daar één van. Individuele verschillen maken dat in de optimale situatie alsnog zo’n tien procent van de mensen het klimaat onbehagelijk kan vinden. Daarnaast zijn de functie (veel bewegen of veel zitten) en het kleedgedrag van invloed.

Naast de factor mens zijn het gebouw en de klimaattechniek factoren. Voldoende ventilatie en een goede klimaatbeheersing bevorderen de prestaties van medewerkers. Knelpunten opsporen is soms een puzzel. Dit vraagt om een systematische aanpak, soms is daarvoor een specialist nodig.

Verlichting

Goede verlichting is nodig voor het goed uitvoeren van de werktaken en voor het verhogen van het veiligheidsgevoel. Ook beïnvloedt verlichting de beleving en het comfort. Het heeft om die reden grote voordelen om gebruik te maken van daglicht als lichtbron. Er zijn richtlijnen voor verlichtingssterke op het bureaublad. Daarnaast is een gelijkmatige verlichting van de ruimte belangrijk. De inzet van een specialist kan nodig zijn om tot een bevredigende oplossing te komen voor de knelpunten.

De volgende punten zijn belangrijk om ten minste te regelen:

  • Voer regelmatig een risico-inventarisatie & -evaluatie (RI&E) uit, neem zo nodig maatregelen en houd de maatregelen en het plan van aanpak actueel;
  • Constateert de RI&E knelpunten in de kantooromgeving? Dan is de eerste stap een goede knelpuntenanalyse. Dit kun je zelf doen, met inbreng van medewerkers en facilitaire zaken. Soms is de inzet nodig van specialisten zoals ergonomen, arbeidshygiënisten of installatietechnici.